Протокол профсоюзной организации – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях.
Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол профсоюзной организации оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 -2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»,
Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на отчётно-выборных собраниях, конференциях.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Протоколы оформляются на общем бланке организации, который включает следующие реквизиты:
- наименование организации,
- наименование вида документа (протокол),
- дата и номер протокола,
- место составления протокола,
- заголовок к тексту,
- текст,
- подписи.
Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.
Нумерация протоколов собраний, конференций, заседаний коллегиальных органов профсоюза ведётся в пределах календарного года.
Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание, конференция) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
- кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
- кто вёл протокол;
- кто присутствовал на совещании (заседании, собрании, конференции);
- кто был приглашён (при необходимости);
- какие вопросы обсуждались.
Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.
На собраниях, конференциях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.
Например:
Приложение
к протоколу конференции
профсоюзной организации КГПУ им. В.П. Астафьева
от 23.03.2022 № 1
Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна отвечать на вопрос «О чём» и начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.
Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.
Например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О выполнении Соглашения по охране труда за 2021 год. Доклад заместителя председателя Н.И. Петровой
2.О внесении изменений в Положение о первичной профсоюзной организации. Сообщение председателя Т.И. Тихоновой
Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня.
Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.
Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума, конференции) требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается:
ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались, а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.
Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».
ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РЕШЕНИЕ) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.
Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: распоряжений, решений, составленных на основании протокола.
Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:
1.СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)
РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)
После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».
При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.
В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.
Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».
По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.
Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся постоянно или не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.
По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:
- Краткая, в тексте которых указывается вводная часть протокола и постановление.
- Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
- Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или электронных записей, которые ведутся во время заседания.
Протокол профсоюзной организации: образец оформления
Первичная профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева
ПРОТОКОЛ
Заседания профсоюзного комитета
5 мая 2020 г. N 5
г. Красноярск
Председатель — Петров А.А.
Секретарь — Максимова М.М.
Присутствовали: из 15 человек-12 чел: (ф.и.о. в алфавитном порядке)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- О мерах по реализации программы «………». Доклад заместителя председателя Копейкина И.П.
- СЛУШАЛИ: Копейкина И.П. — текст доклада……..
ВЫСТУПИЛИ:
Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.
Кучкин И.С. — краткая запись выступления.
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
1.1. Одобрить План работы по реализации программы.
1.2. Подготовить бухгалтеру профорганизации Смету расходов по реализации программы.
Председатель Подпись А.А. Петров
Секретарь Подпись М.М. Максимова
Ольга Софронова
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!