Журналы и книги по охране труда: специфика ведения. Для учета и регистрации отдельных документов, событий, фактов в службе охраны труда ведутся специальные журналы и книги:
- журнал регистрации водного инструктажа,
- журнал учета инструкций по охране труда ,
- журнал учета выдачи инструкций по охране труда,
- журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью,
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве и др.
Содержание большинства из них определяется руководителем организации самостоятельно. Минтруд России указал, что выдача работникам инструкций по охране труда должна фиксироваться под роспись.
Обложки журналов изготавливают из плотной бумаги (картона) того же формата, что и страницы, преимущественно А-4. Обложка и страницы преимущественно имеют формат: книжный или альбомный.
Наиболее распространенным является следующий макет лицевой стороны обложки журналов.
На лицевой обложке журнала, который может иметь несколько томов, после заголовка может приводиться следующая информация:
Том №______
Начат «____» ______________20___ г.
Окончен «____» ______________20___ г.
На_______листах
Журнал в ____томах.
На лицевой стороне первой страницы обложки журнала может быть отведено место для указания срока хранения журнала после окончания его ведения.
Например: Начат «____»_____________20___г.
Окончен «____»__________ 20___г.
Срок хранения до «___» _____20__г.
На лицевой стороне может отводиться место для сведения о лице, ответственном за ведение журнала.
Оборот обложки журнала чаще всего используется для размещения Правил ведения журнала или инструкции по его ведению. В них делаются пояснения по заполнению каждой графы и строки журнала. Например :
В графе 1 указывается порядковый номер записи.
В графе 2 указывается….и т.д.
О специфике ведения журналов и книг по охране труда: правила ведения журнала могут приводиться на первой или последней странице журнала (первую страницу целесообразно задействовать в том случае, если таблица печатается на развороте).
Отметить место приведения информации о работнике, ответственном за ведение журнала, и обозначить объем можно на обороте первой страницы обложки, на последней странице журнала или на внутренней стороне второй страницы обложки. Форма подачи таких сведений может быть следующей:
Лицо ответственное за ведение журнала
_________________ ________________
Должность инициалы, фамилия
В журналах, которые ведутся постоянно (вне привязки к календарному периоду), вместо указания сведений об ответственном за ведение журнала целесообразно обозначить следующим образом:
Если журнал изготовляется непосредственно в организации (канцелярией или кадровой службой) и правилами ведения журнала предусмотрено подведение итогов при окончании журнала или его закрытии, то на последней странице можно отметить место для приведения итоговой записи (о количестве зарегистрированных в журнале документов, краткую справку по видам документов и т.д.).
Например:
Итого в _____году зарегистрировано
__________ из них_____ _____ ____
Наименование должности
__________ ____________________
Подпись Расшифровка подписи
«____»________________20 г.
Журналы и книги, напечатанные страницы переплетаются на специальном оборудовании или сброшюровываются с помощью шнуровки, которая впоследствии будет использоваться для защиты журнала от вложений и изъятий.
Для защиты журналов от изъятий и вложений применяются следующие способы:
- страницы журнала нумеруются и шнуруются. Журнал скрепляется печатью и заверяется руководителем организации или уполномоченным им лицом;
- листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись.
Заверительная надпись вносится на специально отведенное место по одному из следующих вариантов:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью____ страниц.
Наименование должности лица заверившего надпись
____________ __________________________
Подпись Расшифровка подписи
«_____»________________________20 г.
Или
ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ
Итого в настоящей книге содержится пронумерованных,
прошнурованных и скрепленных печатью
__________(прописью) листов (без обложки)
с №____по №_____включительно
наименование должности лица, заверившего подпись
Подпись Расшифровка подписи
«_____»________________________20 г.
МП
Или
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и опломбировано____ страниц.
Наименование должности лица заверившего надпись
____________ __________________________
Подпись Расшифровка подписи
«_____»________________________20 г.
МП
Если журнал изготавливается непосредственно в организации у разработчиков есть возможность сразу набрать заверительную подпись, чтобы заверяющий мог вписать только свою должность и поставить подпись. В ряде журналов выпускаемых типографским способом, трафарет указанной надписи проставляется печатниками и заверяющий вписывает свою должность и ставит подпись.
Например В Ижевском государственном университете изготавливаются журналы инструктажа на рабочем месте, к журналам приняты Методические рекомендации по ведению журнала инструктажа на рабочем месте.
Ольга Софронова
Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Еще статьи:
Минтруд России «О ведении журналов учета и выдачи инструкций по охране труда для работников»
Сколько должно быть журналов инструктажей по охране труда в организации?
В Постановлении Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29 нет требований к количеству журналов инструктажей, в нем указано, что проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка обучения).
Но количество журналов инструктажей указано в ГОСТ 12.0.004-2015 – три журнала:
• регистрации вводного инструктажа,
• регистрации инструктажа на рабочем месте;
• регистрации целевого инструктажа.
Однако ГОСТ 12.0.004-2015, в отличие от Порядка обучения, утвержденного Постановлением № 1/29, не обязательный документ.
Поэтому руководитель организации самостоятельно определяет количество журналов инструктажей, можно вести только один журнал, можно по ГОСТ 12.0.004-2015 вести три журнала, а можно вести пять журналов для каждого инструктажа: вводного, первичного, повторного, внепланового, целевого- как удобнее. Порядок веления и количество журналов закрепить локальным актом организации.
Можно ли вести электронный журнал инструктажей по охране труда, если у всех работников есть электронная подпись?
Татьяна Ивановна, да можно. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Поэтому журнал, подписанный простой электронной подписью, нельзя приравнять к документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью.
Если журнал инструктажей подписан квалифицированной электронной подписью. В таком случае он признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, поскольку нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления журнала исключительно на бумажном носителе.
Порядок применения электронных цифровых подписей необходимо закрепить локальным актом работодателя. Для прошивки журналов инструктажа по охране труда их следует распечатывать.