Меню Рубрики

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Как  заверить документы правильно с 01 июля 2018 года, в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать  « Верно»; какие реквизиты  оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при  заверении подписи.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию,  органам исполнительной власти, в фонд социального страхования  и другие.

Любому гражданину в  трудовой деятельности,  в  жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

  • Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
  • Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Как заверить документы по новым правилам?

С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа  Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения  —  напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить  соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить  о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Копии документов,  предназначенные  для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке,  в соответствии с  пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.

Таким образом   для внутреннего документооборота  организации с 2018 года необходимо :

  • указывать запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
  • указывать дату заверения.

Подпись работника,  заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

копия заверить

По новому  ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24  ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название  должности.

Новый ГОСТ является рекомендуемым  (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы  лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить  отметку об электронной подписи, которая  позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов  штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62  Трудового  кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда  считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки , на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
  • указывается дата заверения;
  • нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Как  заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки  ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы,  проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документов

Часто встречаются следующие ошибки:

  1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
  2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Положение об организации контроля за состоянием охраны труда (примерное)

Формы социального партнерства работодателя и профкома по охране труда

Необходимо принимать меры по улучшению условий труда для повышения производительности труда: Директор Департамента Валерий Корж

Работа по совместительству, как правильно сделать запись в трудовую книжку?

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector