Делопроизводство. Оформление писем

Делопроизводство. Оформление писем.

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

  • ясность, чёткость, краткость изложения;
  • обоснованные аргументы, полнота информации;
  • доброжелательный, вежливый тон;
  • последовательность изложения материала;
  • нейтральный тон письма;
  • использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.

В переписке используются следующие формы изложения текста:

  • от первого лица единственного числа (прошу);
  • от первого лица множественного числа (просим);
  • от третьего лица единственного числа (организация просит);
  • от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

  • письма-просьбы;
  • письма-запросы;
  • письма-предложения;
  • сопроводительные письма;
  • письма-подтверждения;
  • письма-извещения;
  • письма-напоминания;
  • письма-рекламации;
  • письма-приглашения.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

  • Просим оказать содействие…
  • Просим принять участие…
  • Прошу довести до сведения…
  • Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:

  • Просим представить…
  • Просим отразить следующие вопросы…
  • В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

  • Прошу высказать Ваше мнение об участии…
  • Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
  • На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
  • Просим Вас выразить письменную поддержку…
  • Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

  • Направляем информацию…
  • Представляем на утверждение…
  • Посылаем литературу…
  • Высылаем план…

Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:

  • Оплату гарантируем…
  • Качество услуг гарантируем…
  • Профсоюзная организация гарантирует…

Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.

Письма-подтверждения начинают так:

  • Подтверждаем...
  • Профсоюзная организация подтверждает…
  • С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.

Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

  • Напоминаем, что…
  • Напоминаем Вам, что…

Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие данные:

  • основания для предъявления претензий;
  • доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
  • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:

  • Просим принять участие…
  • Профсоюзный комитет приглашает…
  • Приглашаем…
  • Просим направить представителя…
  • Приглашаем Вас на семинар…

 

Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:

  • дублирование другого, уже стандартизированного документа;
  • указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
  • не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.

 

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:

Т.П. Морозовой

Уважаемая Татьяна Петровна!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.

Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.

Председатель                                                        О.Г. Софронова

 

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.

Е.М. Ивановой

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2014 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.

1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.

2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.

3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».

Просим извинить за задержку информации.

Председатель                                                                            Н.А. Налимова

 

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Председателям профбюро факультетов

Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения к5онференции трудового коллектива от 15.12.2014 « О выполнении коллективного договора за 2014 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.

Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.

Председатель                                                                       Е.Н. Белова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Правила оформления документов

Правила внутреннего трудового распорядка организации

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Программа вводного инструктажа. Изменения с 01.03.2017

Работающие за персональным компьютером не менее половины рабочего времени должны проходить мед осмотр


Комментарии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *